Организация конференций
Подготовка и организация конференций
Информационно-консалтинговая группа «Бизнес-Сервис» на самом высоком уровне организует практические конференции, круглые столы и другие мероприятия. Выступая в качестве партнера мероприятия, мы полностью берем на себя сложный и ответственный процесс организации, от которого во многом зависит успех конференции.
Участниками наших конференций становятся профессиональные топ-менеджеры, обладающие значительными знаниями и опытом практической работы, высоким уровнем профессионализма и навыками самостоятельных решений.
На наших мероприятиях идут реальные дискуссии и совместный поиск решений. Гибкие алгоритмы формирования повестки дня позволяют создать общую неформальную атмосферу и плодотворному общению с коллегами на кофе-паузах.
Одна из главных наших задач - создание деловой, но неформальной атмосферы на конференции, которая максимально способствует плодотворному общению с коллегами и установлению взаимовыгодных контактов с партнерами.
Для удобства заказчика мы делим функциональные обязанности на несколько блоков. Каждый блок нуждается в детальной проработке и согласовании с заказчиком конференции для качественного и своевременного выполнения функций партнера.
По результатам конференции мы можем выпустить отдельное издание, которое направляется участникам конференций, круглых столов и других мероприятий.
Многолетний опыт проведения конференций (с 1994 года) помогает нам выстроить работу с заказчиком таким образом, чтобы все действия были согласованы при минимальной затрате времени и усилий организатора. Согласованные заранее сроки позволяют провести статусное мероприятие без форс-мажоров и на достойном уровне.
Блок 1. Формирование программы и работа со спикерами
Наши партнеры отмечают наш тщательный подход к формированию программы, позволяющий отразить в программе наиболее актуальные, интересные и проблемные вопросы практической деятельности. Программа разрабатывается совместно с Экспертным Советом, в который входят эксперты лидирующих российских и международных компаний.
Все спикеры конференций – признанные эксперты с большим опытом практической работы, большинство – ТОП-менеджеры лидирующих российских и международных компаний.
Как партнеры конференции мы приглашаем спикеров на основании запроса заказчика конференции.
- Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
- Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
- Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
- Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.
Блок 2 «Организация конференции»
I. Работа с помещением
-
Поиск зала для конференции с учетом выделенного бюджета, ожидаемого количества участников конференции, технической специализации: осмотр залов, проверка внешнего вида и технического состояния залов, встреча с менеджерами конференц-центров, анализ данных, расчет стоимости
При выборе зала и организации пространства помещения создаются условия для плодотворного общения участников конференции, полезных знакомств и налаживания контактов. Мы подбираем место проведения конференции с возможностью проведения переговоров в закрытом зале. Мы планируем и организуем зону кофе-брейка для удобного общения участников во время перерыва. При необходимости доступ в зону кофе-брейка может быть ограничен.
-
Техническое оснащение зала:
Составление меню и организация кофе-брейков, обедов, фуршетов во время конференции, с учетом количества участников мероприятия.- Поиск оборудования, необходимого для проведения мероприятия. Согласование технических аспектов. Проверка оборудования.
- Обеспечение мероприятия переводом, связью, выходом в Интернет и др.
- Организация пространства зала конференции: президиум, трибуна, круглый стол, зона участников.
- Работа с гостиницей: постоянное поддержание связи с гостиницей \ конференц-центром, информирование об организационных изменениях, корректирование сметы и регламента; составление плана проведения мероприятия: требований от гостиницы (временной регламент, ответственные лица, варианты подстраховки в случае форс-мажора, варианты оплаты в случае форс-мажора и др.)
II. Сопровождение конференции
- Постоянное присутствие на конференции специалистов для помощи по любому организационному вопросу (при ответственности партнера за блок «Организация»).
- Встреча участников на конференции. Регистрация участников.
- Обеспечение каждого участника раздаточными материалами.
- Обслуживание в зале. Микрофоны в зале.
- Мгновенное реагирование на неполадки с техникой.
- Помощь с выводом презентации.
- Сопровождение участников на кофе-брейк, обед.
- Смена табличек на президиуме.
- Взаимодействие со спонсорами, обеспечение рекламной площади, координация работы
- Своевременное информирование ответственных лиц о значимых изменениях в ходе конференции.
III. Материалы конференции
- Раздаточный материал: печать буклетов, журналов, запись и оформление компакт-дисков с материалами, списки участников, программа в печатном виде, бейжди, ручки, блокноты, пакеты, вода, стаканы и др.
- Подарки гостям с символикой конференции.
- Стенды, буклетницы, плакаты.
- Обеспечение фото- и видео - съемки конференции, аудиозаписи.
- Активное освещение конференции в СМИ: выпуск постматериалов конференции: аудиофайлы с выступлением спикеров, расшифровка аудиофайлов, презентации спикеров, пострелизы и др. Взаимодействие с другими СМИ.
Блок 3 «Привлечение участников»
- Анализ целевой аудитории конференции, составление списка потенциальных участников, проработка списка. Проработка и согласование условий участия для разных аудиторий.
- Использование клиентской базы «Бизнес-Сервис», сформированной за 18 лет работы команды на страховом рынке.
- Составление и отправка официальных писем с приглашением к участию в конференции: в страховые компании, регулирующие структуры, представителям смежных областей.
- Работа специалистов отдела телемаркетинга: приглашение к участию в конференции путем телефонных переговоров, встреч и пр.
- Обеспечение участников необходимой информацией по организационной части.
Блок 4 «Финансовая координация конференции»
- Бюджетное планирование конференции.
- Проводка платежей, касающихся организации конференции.
- Финансовое взаимодействие с участниками конференции.
- Обеспечение участников конференции всеми необходимыми документами об участии: актом сдачи-приемки услуг, договором на оказание услуг, дополнительным соглашением к договору, сертификатом об участии и др. документами при необходимости.
- Финансовое взаимодействие с организатором конференции.
- Финансовое взаимодействие со спикерами конференции
Блок 5 «Работа с информационными партнерами»
- Использование контактов партнера конференции для привлечения спикеров к выступлению на конференции.
- Приглашение спикеров на основании данных, предоставленных организатором конференции.
- Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
- Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
- Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
- Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.
Функции партнера требуют обсуждения, описанные функции могут быть исключены или добавлены. Вышеприведенный список далеко не исчерпывает возможностей ИКГ «Бизнес-Сервис» в конгрессной деятельности.
Подготовка и организация конференций
Информационно-консалтинговая группа «Бизнес-Сервис» на самом высоком уровне организует практические конференции, круглые столы и другие мероприятия. Выступая в качестве партнера мероприятия, мы полностью берем на себя сложный и ответственный процесс организации, от которого во многом зависит успех конференции.
Участниками наших конференций становятся профессиональные топ-менеджеры, обладающие значительными знаниями и опытом практической работы, высоким уровнем профессионализма и навыками самостоятельных решений.
На наших мероприятиях идут реальные дискуссии и совместный поиск решений. Гибкие алгоритмы формирования повестки дня позволяют создать общую неформальную атмосферу и плодотворному общению с коллегами на кофе-паузах.
Одна из главных наших задач - создание деловой, но неформальной атмосферы на конференции, которая максимально способствует плодотворному общению с коллегами и установлению взаимовыгодных контактов с партнерами.
Для удобства заказчика мы делим функциональные обязанности на несколько блоков. Каждый блок нуждается в детальной проработке и согласовании с заказчиком конференции для качественного и своевременного выполнения функций партнера.
По результатам конференции мы можем выпустить отдельное издание, которое направляется участникам конференций, круглых столов и других мероприятий.
Многолетний опыт проведения конференций (с 1994 года) помогает нам выстроить работу с заказчиком таким образом, чтобы все действия были согласованы при минимальной затрате времени и усилий организатора. Согласованные заранее сроки позволяют провести статусное мероприятие без форс-мажоров и на достойном уровне.
Блок 1. Формирование программы и работа со спикерами
Наши партнеры отмечают наш тщательный подход к формированию программы, позволяющий отразить в программе наиболее актуальные, интересные и проблемные вопросы практической деятельности. Программа разрабатывается совместно с Экспертным Советом, в который входят эксперты лидирующих российских и международных компаний.
Все спикеры конференций – признанные эксперты с большим опытом практической работы, большинство – ТОП-менеджеры лидирующих российских и международных компаний.
Как партнеры конференции мы приглашаем спикеров на основании запроса заказчика конференции.
- Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
- Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
- Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
- Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.
Блок 2 «Организация конференции»
I. Работа с помещением
-
1.Поиск зала для конференции с учетом выделенного бюджета, ожидаемого количества участников конференции, технической специализации: осмотр залов, проверка внешнего вида и технического состояния залов, встреча с менеджерами конференц-центров, анализ данных, расчет стоимости
При выборе зала и организации пространства помещения создаются условия для плодотворного общения участников конференции, полезных знакомств и налаживания контактов. Мы подбираем место проведения конференции с возможностью проведения переговоров в закрытом зале. Мы планируем и организуем зону кофе-брейка для удобного общения участников во время перерыва. При необходимости доступ в зону кофе-брейка может быть ограничен.
-
Техническое оснащение зала:
Составление меню и организация кофе-брейков, обедов, фуршетов во время конференции, с учетом количества участников мероприятия.- Поиск оборудования, необходимого для проведения мероприятия. Согласование технических аспектов. Проверка оборудования.
- Обеспечение мероприятия переводом, связью, выходом в Интернет и др.
- Организация пространства зала конференции: президиум, трибуна, круглый стол, зона участников.
- Работа с гостиницей: постоянное поддержание связи с гостиницей \ конференц-центром, информирование об организационных изменениях, корректирование сметы и регламента; составление плана проведения мероприятия: требований от гостиницы (временной регламент, ответственные лица, варианты подстраховки в случае форс-мажора, варианты оплаты в случае форс-мажора и др.)
II. Сопровождение конференции
- Постоянное присутствие на конференции специалистов для помощи по любому организационному вопросу (при ответственности партнера за блок «Организация»).
- Встреча участников на конференции. Регистрация участников.
- Обеспечение каждого участника раздаточными материалами.
- Обслуживание в зале. Микрофоны в зале.
- Мгновенное реагирование на неполадки с техникой.
- Помощь с выводом презентации.
- Сопровождение участников на кофе-брейк, обед.
- Смена табличек на президиуме.
- Взаимодействие со спонсорами, обеспечение рекламной площади, координация работы
- Своевременное информирование ответственных лиц о значимых изменениях в ходе конференции.
III. Материалы конференции
- Раздаточный материал: печать буклетов, журналов, запись и оформление компакт-дисков с материалами, списки участников, программа в печатном виде, бейжди, ручки, блокноты, пакеты, вода, стаканы и др.
- Подарки гостям с символикой конференции.
- Стенды, буклетницы, плакаты.
- Обеспечение фото- и видео - съемки конференции, аудиозаписи.
- Активное освещение конференции в СМИ: выпуск постматериалов конференции: аудиофайлы с выступлением спикеров, расшифровка аудиофайлов, презентации спикеров, пострелизы и др. Взаимодействие с другими СМИ.
Блок 3 «Привлечение участников»
- Анализ целевой аудитории конференции, составление списка потенциальных участников, проработка списка. Проработка и согласование условий участия для разных аудиторий.
- Использование клиентской базы «Бизнес-Сервис», сформированной за 18 лет работы команды на страховом рынке.
- Составление и отправка официальных писем с приглашением к участию в конференции: в страховые компании, регулирующие структуры, представителям смежных областей.
- Работа специалистов отдела телемаркетинга: приглашение к участию в конференции путем телефонных переговоров, встреч и пр.
- Обеспечение участников необходимой информацией по организационной части.
Блок 4 «Финансовая координация конференции»
- Бюджетное планирование конференции.
- Проводка платежей, касающихся организации конференции.
- Финансовое взаимодействие с участниками конференции.
- Обеспечение участников конференции всеми необходимыми документами об участии: актом сдачи-приемки услуг, договором на оказание услуг, дополнительным соглашением к договору, сертификатом об участии и др. документами при необходимости.
- Финансовое взаимодействие с организатором конференции.
- Финансовое взаимодействие со спикерами конференции
Блок 5 «Работа с информационными партнерами»
- Использование контактов партнера конференции для привлечения спикеров к выступлению на конференции.
- Приглашение спикеров на основании данных, предоставленных организатором конференции.
- Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
- Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
- Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
- Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.
Функции партнера требуют обсуждения, описанные функции могут быть исключены или добавлены. Вышеприведенный список далеко не исчерпывает возможностей ИКГ«Бизнес-Сервис» в конгрессной деятельности.