You have an error in your SQL syntax; check the manual that corresponds to your MariaDB server version for the right syntax to use near ') AND `event_key` IN (SELECT `event_key` FROM `events` WHERE `id` IN (SEL' at line 5  - Главная
уголок

Организация конференций

Подготовка и организация конференций

Информационно-консалтинговая группа «Бизнес-Сервис» на самом высоком уровне организует практические конференции, круглые столы и другие мероприятия. Выступая в качестве партнера мероприятия, мы полностью берем на себя сложный и ответственный процесс организации, от которого во многом зависит успех конференции.

Участниками наших конференций становятся профессиональные топ-менеджеры, обладающие значительными знаниями и опытом практической работы, высоким уровнем профессионализма и навыками самостоятельных решений.

На наших мероприятиях идут реальные дискуссии и совместный поиск решений. Гибкие алгоритмы формирования повестки дня позволяют создать общую неформальную атмосферу и плодотворному общению с коллегами на кофе-паузах.

Одна из главных наших задач - создание деловой, но неформальной атмосферы на конференции, которая максимально способствует плодотворному общению с коллегами и установлению взаимовыгодных контактов с партнерами.

Для удобства заказчика мы делим функциональные обязанности на несколько блоков. Каждый блок нуждается в детальной проработке и согласовании с заказчиком конференции для качественного и своевременного выполнения функций партнера.

По результатам конференции мы можем выпустить отдельное издание, которое направляется участникам конференций, круглых столов и других мероприятий.

Многолетний опыт проведения конференций (с 1994 года) помогает нам выстроить работу с заказчиком таким образом, чтобы все действия были согласованы при минимальной затрате времени и усилий организатора. Согласованные заранее сроки позволяют провести статусное мероприятие без форс-мажоров и на достойном уровне.

Блок 1. Формирование программы и работа со спикерами

Наши партнеры отмечают наш тщательный подход к формированию программы, позволяющий отразить в программе наиболее актуальные, интересные и проблемные вопросы практической деятельности. Программа разрабатывается совместно с Экспертным Советом, в который входят эксперты лидирующих российских и международных компаний.

Все спикеры конференций – признанные эксперты с большим опытом практической работы, большинство – ТОП-менеджеры лидирующих российских и международных компаний.

Как партнеры конференции мы приглашаем спикеров на основании запроса заказчика конференции.

  1. Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
  2. Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
  3. Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
  4. Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.

Блок 2 «Организация конференции»

I. Работа с помещением

  1. Поиск зала для конференции с учетом выделенного бюджета, ожидаемого количества участников конференции, технической специализации: осмотр залов, проверка внешнего вида и технического состояния залов, встреча с менеджерами конференц-центров, анализ данных, расчет стоимости

    При выборе зала и организации пространства помещения создаются условия для плодотворного общения участников конференции, полезных знакомств и налаживания контактов. Мы подбираем место проведения конференции с возможностью проведения переговоров в закрытом зале. Мы планируем и организуем зону кофе-брейка для удобного общения участников во время перерыва. При необходимости доступ в зону кофе-брейка может быть ограничен.

  2. Техническое оснащение зала:

    Составление меню и организация кофе-брейков, обедов, фуршетов во время конференции, с учетом количества участников мероприятия.
    • Поиск оборудования, необходимого для проведения мероприятия. Согласование технических аспектов. Проверка оборудования.
    • Обеспечение мероприятия переводом, связью, выходом в Интернет и др.
    • Организация пространства зала конференции: президиум, трибуна, круглый стол, зона участников.
  3. Работа с гостиницей: постоянное поддержание связи с гостиницей \ конференц-центром, информирование об организационных изменениях, корректирование сметы и регламента; составление плана проведения мероприятия: требований от гостиницы (временной регламент, ответственные лица, варианты подстраховки в случае форс-мажора, варианты оплаты в случае форс-мажора и др.)

II. Сопровождение конференции

  1. Постоянное присутствие на конференции специалистов для помощи по любому организационному вопросу (при ответственности партнера за блок «Организация»).
  2. Встреча участников на конференции. Регистрация участников.
  3. Обеспечение каждого участника раздаточными материалами.
  4. Обслуживание в зале. Микрофоны в зале.
  5. Мгновенное реагирование на неполадки с техникой.
  6. Помощь с выводом презентации.
  7. Сопровождение участников на кофе-брейк, обед.
  8. Смена табличек на президиуме.
  9. Взаимодействие со спонсорами, обеспечение рекламной площади, координация работы
  10. Своевременное информирование ответственных лиц о значимых изменениях в ходе конференции.

III. Материалы конференции

  1. Раздаточный материал: печать буклетов, журналов, запись и оформление компакт-дисков с материалами, списки участников, программа в печатном виде, бейжди, ручки, блокноты, пакеты, вода, стаканы и др.
  2. Подарки гостям с символикой конференции.
  3. Стенды, буклетницы, плакаты.
  4. Обеспечение фото- и видео - съемки конференции, аудиозаписи.
  5. Активное освещение конференции в СМИ: выпуск постматериалов конференции: аудиофайлы с выступлением спикеров, расшифровка аудиофайлов, презентации спикеров, пострелизы и др. Взаимодействие с другими СМИ.

Блок 3 «Привлечение участников»

  1. Анализ целевой аудитории конференции, составление списка потенциальных участников, проработка списка. Проработка и согласование условий участия для разных аудиторий.
  2. Использование клиентской базы «Бизнес-Сервис», сформированной за 18 лет работы команды на страховом рынке.
  3. Составление и отправка официальных писем с приглашением к участию в конференции: в страховые компании, регулирующие структуры, представителям смежных областей.
  4. Работа специалистов отдела телемаркетинга: приглашение к участию в конференции путем телефонных переговоров, встреч и пр.
  5. Обеспечение участников необходимой информацией по организационной части.

Блок 4 «Финансовая координация конференции»

  1. Бюджетное планирование конференции.
  2. Проводка платежей, касающихся организации конференции.
  3. Финансовое взаимодействие с участниками конференции.
  4. Обеспечение участников конференции всеми необходимыми документами об участии: актом сдачи-приемки услуг, договором на оказание услуг, дополнительным соглашением к договору, сертификатом об участии и др. документами при необходимости.
  5. Финансовое взаимодействие с организатором конференции.
  6. Финансовое взаимодействие со спикерами конференции

Блок 5 «Работа с информационными партнерами»

  1. Использование контактов партнера конференции для привлечения спикеров к выступлению на конференции.
  2. Приглашение спикеров на основании данных, предоставленных организатором конференции.
  3. Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
  4. Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
  5. Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
  6. Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.

Функции партнера требуют обсуждения, описанные функции могут быть исключены или добавлены. Вышеприведенный список далеко не исчерпывает возможностей ИКГ «Бизнес-Сервис» в конгрессной деятельности.

Подготовка и организация конференций

Информационно-консалтинговая группа «Бизнес-Сервис» на самом высоком уровне организует практические конференции, круглые столы и другие мероприятия. Выступая в качестве партнера мероприятия, мы полностью берем на себя сложный и ответственный процесс организации, от которого во многом зависит успех конференции.

Участниками наших конференций становятся профессиональные топ-менеджеры, обладающие значительными знаниями и опытом практической работы, высоким уровнем профессионализма и навыками самостоятельных решений.

На наших мероприятиях идут реальные дискуссии и совместный поиск решений. Гибкие алгоритмы формирования повестки дня позволяют создать общую неформальную атмосферу и плодотворному общению с коллегами на кофе-паузах.

Одна из главных наших задач - создание деловой, но неформальной атмосферы на конференции, которая максимально способствует плодотворному общению с коллегами и установлению взаимовыгодных контактов с партнерами.

Для удобства заказчика мы делим функциональные обязанности на несколько блоков. Каждый блок нуждается в детальной проработке и согласовании с заказчиком конференции для качественного и своевременного выполнения функций партнера.

По результатам конференции мы можем выпустить отдельное издание, которое направляется участникам конференций, круглых столов и других мероприятий.

Многолетний опыт проведения конференций (с 1994 года) помогает нам выстроить работу с заказчиком таким образом, чтобы все действия были согласованы при минимальной затрате времени и усилий организатора. Согласованные заранее сроки позволяют провести статусное мероприятие без форс-мажоров и на достойном уровне.

Блок 1. Формирование программы и работа со спикерами

Наши партнеры отмечают наш тщательный подход к формированию программы, позволяющий отразить в программе наиболее актуальные, интересные и проблемные вопросы практической деятельности. Программа разрабатывается совместно с Экспертным Советом, в который входят эксперты лидирующих российских и международных компаний.

Все спикеры конференций – признанные эксперты с большим опытом практической работы, большинство – ТОП-менеджеры лидирующих российских и международных компаний.

Как партнеры конференции мы приглашаем спикеров на основании запроса заказчика конференции.

  1. Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
  2. Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
  3. Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
  4. Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.

Блок 2 «Организация конференции»

I. Работа с помещением

  1. 1.Поиск зала для конференции с учетом выделенного бюджета, ожидаемого количества участников конференции, технической специализации: осмотр залов, проверка внешнего вида и технического состояния залов, встреча с менеджерами конференц-центров, анализ данных, расчет стоимости

    При выборе зала и организации пространства помещения создаются условия для плодотворного общения участников конференции, полезных знакомств и налаживания контактов. Мы подбираем место проведения конференции с возможностью проведения переговоров в закрытом зале. Мы планируем и организуем зону кофе-брейка для удобного общения участников во время перерыва. При необходимости доступ в зону кофе-брейка может быть ограничен.

  2. Техническое оснащение зала:

    Составление меню и организация кофе-брейков, обедов, фуршетов во время конференции, с учетом количества участников мероприятия.
    • Поиск оборудования, необходимого для проведения мероприятия. Согласование технических аспектов. Проверка оборудования.
    • Обеспечение мероприятия переводом, связью, выходом в Интернет и др.
    • Организация пространства зала конференции: президиум, трибуна, круглый стол, зона участников.
  3. Работа с гостиницей: постоянное поддержание связи с гостиницей \ конференц-центром, информирование об организационных изменениях, корректирование сметы и регламента; составление плана проведения мероприятия: требований от гостиницы (временной регламент, ответственные лица, варианты подстраховки в случае форс-мажора, варианты оплаты в случае форс-мажора и др.)

II. Сопровождение конференции

  1. Постоянное присутствие на конференции специалистов для помощи по любому организационному вопросу (при ответственности партнера за блок «Организация»).
  2. Встреча участников на конференции. Регистрация участников.
  3. Обеспечение каждого участника раздаточными материалами.
  4. Обслуживание в зале. Микрофоны в зале.
  5. Мгновенное реагирование на неполадки с техникой.
  6. Помощь с выводом презентации.
  7. Сопровождение участников на кофе-брейк, обед.
  8. Смена табличек на президиуме.
  9. Взаимодействие со спонсорами, обеспечение рекламной площади, координация работы
  10. Своевременное информирование ответственных лиц о значимых изменениях в ходе конференции.

III. Материалы конференции

  1. Раздаточный материал: печать буклетов, журналов, запись и оформление компакт-дисков с материалами, списки участников, программа в печатном виде, бейжди, ручки, блокноты, пакеты, вода, стаканы и др.
  2. Подарки гостям с символикой конференции.
  3. Стенды, буклетницы, плакаты.
  4. Обеспечение фото- и видео - съемки конференции, аудиозаписи.
  5. Активное освещение конференции в СМИ: выпуск постматериалов конференции: аудиофайлы с выступлением спикеров, расшифровка аудиофайлов, презентации спикеров, пострелизы и др. Взаимодействие с другими СМИ.

Блок 3 «Привлечение участников»

  1. Анализ целевой аудитории конференции, составление списка потенциальных участников, проработка списка. Проработка и согласование условий участия для разных аудиторий.
  2. Использование клиентской базы «Бизнес-Сервис», сформированной за 18 лет работы команды на страховом рынке.
  3. Составление и отправка официальных писем с приглашением к участию в конференции: в страховые компании, регулирующие структуры, представителям смежных областей.
  4. Работа специалистов отдела телемаркетинга: приглашение к участию в конференции путем телефонных переговоров, встреч и пр.
  5. Обеспечение участников необходимой информацией по организационной части.

Блок 4 «Финансовая координация конференции»

  1. Бюджетное планирование конференции.
  2. Проводка платежей, касающихся организации конференции.
  3. Финансовое взаимодействие с участниками конференции.
  4. Обеспечение участников конференции всеми необходимыми документами об участии: актом сдачи-приемки услуг, договором на оказание услуг, дополнительным соглашением к договору, сертификатом об участии и др. документами при необходимости.
  5. Финансовое взаимодействие с организатором конференции.
  6. Финансовое взаимодействие со спикерами конференции

Блок 5 «Работа с информационными партнерами»

  1. Использование контактов партнера конференции для привлечения спикеров к выступлению на конференции.
  2. Приглашение спикеров на основании данных, предоставленных организатором конференции.
  3. Согласование со спикерами темы, продолжительности, и времени их выступления.
  4. Обеспечение спикеров всей необходимой организационной информацией.
  5. Своевременное предоставление информации о выступлении спикеров организатору конференции.
  6. Встреча и взаимодействие со спикерами на конференции. Организационная координация выступлений.

Функции партнера требуют обсуждения, описанные функции могут быть исключены или добавлены. Вышеприведенный список далеко не исчерпывает возможностей ИКГ«Бизнес-Сервис» в конгрессной деятельности.

наверх